Polityka prywatności platformy GAMeNS

Obowiązuje od: 20.06.2026 r. | Wersja: 1.0

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników platformy GAMeNS jest Gdańska Akademia Medyczna Nauk Stosowanych z siedzibą przy ul. Pelplińskiej 7, 80-335 Gdańsk, dalej jako „Uczelnia”.

Kontakt do Uczelni: tel. 58 769 08 00. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: administratordanych@wsz.pl.

2. Podmiot przetwarzający

Uczelnia korzysta z usług SoftWro jako podmiotu przetwarzającego w rozumieniu art. 28 RODO. SoftWro utrzymuje i rozwija platformę GAMeNS na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

3. Czym jest platforma GAMeNS

GAMeNS jest platformą edukacyjną służącą do realizacji symulacji, ćwiczeń i scenariuszy dydaktycznych w modułach takich jak Geriatria, Niepełnosprawność oraz Trudny pacjent. Platforma umożliwia zakładanie kont, logowanie, przypisywanie studentów do grup, wykonywanie zadań, zapisywanie wyników oraz prezentowanie postępów studentom, prowadzącym i administratorom.

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od roli użytkownika i sposobu korzystania z platformy przetwarzamy następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer albumu, rola użytkownika oraz przypisanie do grupy zajęciowej;
• dane konta: login, zaszyfrowany skrót hasła, data utworzenia konta, data aktualizacji danych, tokeny resetowania hasła;
• dane dydaktyczne: odpowiedzi w symulacjach, wyniki cząstkowe i końcowe, historia podejść, statusy zadań, notatki tworzone w ramach symulacji, feedback oraz statystyki treningu;
• dane organizacyjne: członkostwo w grupach, kody grup, rankingi grupowe dostępne dla prowadzących i administratorów;
• dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, znaczniki czasu, logi systemowe, identyfikatory sesji oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem i poprawnym działaniem platformy.

Platforma nie prowadzi biometrycznej weryfikacji tożsamości, nie wykonuje automatycznego porównywania twarzy i nie stosuje proctoringu egzaminacyjnego.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5.1. Prowadzenie konta i dostęp do platformy

Dane są przetwarzane w celu utworzenia konta, logowania, resetowania hasła, identyfikacji roli użytkownika oraz zapewnienia dostępu do właściwych funkcji platformy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Uczelni polegający na zapewnieniu bezpiecznego działania systemu.

5.2. Realizacja procesu dydaktycznego

Dane dydaktyczne są przetwarzane w celu prowadzenia ćwiczeń, symulacji i scenariuszy edukacyjnych, zapisywania odpowiedzi, obliczania wyników, udostępniania feedbacku oraz dokumentowania postępów użytkownika.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w razie potrzeby, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.3. Obsługa grup, rankingów i pracy prowadzących

Dane studentów i wyniki mogą być udostępniane prowadzącym w zakresie grup, które prowadzą. Administratorzy mogą mieć dostęp do danych w zakresie niezbędnym do zarządzania platformą i zapewnienia jej poprawnego działania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.4. Bezpieczeństwo, rozliczalność i wsparcie techniczne

Dane techniczne są przetwarzane w celu ochrony kont, wykrywania błędów, obsługi incydentów, prowadzenia kopii zapasowych, utrzymania dostępności platformy oraz wsparcia technicznego.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Odbiorcy danych i dostęp

Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji wskazanych celów:

• student ma dostęp do własnych danych, wyników, odpowiedzi i feedbacku;
• prowadzący ma dostęp do danych studentów należących do prowadzonych przez niego grup oraz do wyników i rankingów tych grup;
• administrator ma dostęp do danych w zakresie niezbędnym do zarządzania platformą, użytkownikami, treściami i bezpieczeństwem systemu;
• SoftWro przetwarza dane jako podmiot przetwarzający, w zakresie utrzymania i rozwoju platformy;
• dostawcy infrastruktury i usług technicznych, w tym dostawcy hostingu, poczty e-mail, przechowywania plików i transmisji wideo, mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług;
• organy publiczne mogą otrzymać dane wyłącznie wtedy, gdy obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa.

7. Media, pliki wideo i zewnętrzni dostawcy

Platforma może korzystać z zewnętrznych usług przechowywania i odtwarzania materiałów edukacyjnych, w szczególności plików wideo i obrazów przechowywanych w usługach S3/CloudFront oraz filmów instruktażowych osadzanych z Vimeo. Odtwarzanie takich materiałów może wiązać się z przekazaniem dostawcy technicznych informacji niezbędnych do dostarczenia treści, takich jak adres IP, informacje o przeglądarce i żądanym materiale.

8. Miejsce przetwarzania danych i transfery poza EOG

Dane są przetwarzane z wykorzystaniem infrastruktury hostingowej i usług technicznych stosowanych przez Uczelnię oraz podmioty działające na jej zlecenie. Co do zasady dane są przetwarzane na terenie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców doszłoby do przekazania danych poza EOG, nastąpi to wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych lub innych wymaganych zabezpieczeń.

9. Okres przechowywania danych

• dane konta są przechowywane przez okres posiadania konta, a następnie przez okres niezbędny do rozliczalności, obsługi roszczeń lub wykonania obowiązków prawnych;
• dane dydaktyczne, odpowiedzi, wyniki i historia podejść są przechowywane przez okres potrzebny do realizacji procesu dydaktycznego, analizy postępów i obsługi ewentualnych wyjaśnień;
• dane techniczne i logi bezpieczeństwa są przechowywane przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności platformy, a w przypadku incydentów — przez okres potrzebny do ich wyjaśnienia;
• tokeny resetowania hasła są krótkotrwałe, jednorazowe i wygasają po czasie określonym w konfiguracji platformy.

Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub anonimizowane, o ile przepisy prawa nie wymagają ich dalszego przechowywania.

10. Bezpieczeństwo danych

Uczelnia i podmioty działające na jej zlecenie stosują środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji z użyciem HTTPS/TLS;
• przechowywanie haseł wyłącznie w postaci zaszyfrowanych skrótów;
• kontrolę dostępu opartą o role: student, prowadzący i administrator;
• ograniczanie dostępu prowadzących do własnych grup;
• rejestrowanie zdarzeń technicznych i bezpieczeństwa;
• kopie zapasowe i procedury odtwarzania danych;
• stosowanie jednorazowych tokenów resetowania hasła.

11. Zautomatyzowane przetwarzanie

Platforma automatycznie oblicza wyniki zadań, skal, scenariuszy i rankingów na podstawie odpowiedzi użytkowników oraz reguł dydaktycznych zapisanych w systemie. Wyniki te służą celom edukacyjnym i informacyjnym. Platforma nie podejmuje decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

12. Prawa użytkownika

Użytkownikowi przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych w granicach prawa, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W sprawach dotyczących realizacji praw można kontaktować się z Uczelnią pod adresem administratordanych@wsz.pl. Użytkownik ma również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne do utworzenia konta i korzystania z platformy. Brak podania tych danych może uniemożliwić rejestrację, logowanie lub udział w przypisanych aktywnościach dydaktycznych.

14. Pliki cookies i pamięć lokalna przeglądarki

Platforma wykorzystuje mechanizmy niezbędne do logowania, utrzymania sesji, bezpieczeństwa i prawidłowego działania aplikacji. Token logowania może być przechowywany w pamięci lokalnej przeglądarki użytkownika. Dodatkowe pliki cookies, w szczególności analityczne lub marketingowe, mogą być stosowane wyłącznie wtedy, gdy zostaną wdrożone zgodnie z obowiązującymi przepisami.

15. Zmiany polityki

Polityka prywatności może być aktualizowana, jeżeli wymaga tego prawo, zmieni się sposób działania platformy albo zakres przetwarzanych danych. Aktualna wersja polityki jest dostępna w platformie GAMeNS.